Optymalizacja zapasu części zamiennych i innych materiałów technicznych


Klasyfikacja ABC materiałów technicznych

Każdy nowoczesny menedżer obszaru zarządzania majątkiem technicznym wcześniej czy później stanie przed problemem optymalizacji zapasu części zamiennych i innych materiałów technicznych. Jedną z technik pomocnych dla wykonania takiego zadania może stać się umiejętnie zastosowana analiza i klasyfikacja określana powszechnie skrótem „ABC”.

Została ona oparta na znanej od lat w ekonomii regule 80/20, sformułowanej przez włoskiego statystyka Vilfredo Pareto i stąd często nazywanej regułą Pareto. Reguła ta ogólnie stwierdza, że około 20% sumy wszystkich elementów przyczynowych decyduje o 80% skutków bądź wyników danego zagadnienia. Skoro tak się dzieje, to te 20% elementów można zaliczyć do najistotniejszej dla danego zagadnienia grupy przyczyn, którą przyjęło się określać klasą A. Kolejne 10 – 15% elementów stanowi klasę B, natomiast pozostała reszta zaliczana jest do klasy C. Reguła ta ma dość uniwersalny charakter, jednak znana jest przede wszystkim z zastosowań w logistyce, jako technika gospodarowania zapasami. W tym zakresie jednak posługują się nią przede wszystkim zarządzający zapasami łańcucha dystrybucji wyrobów i towarów, a także zaopatrzenie produkcji. Czy więc warto stosować ABC w obszarze utrzymania majątku technicznego? Okazuje się, że tak, tylko trzeba do tego podejść w specyficzny sposób.




Pokażemy to na przykładzie jednego z dużych przedsiębiorstw branży FMCG, gdzie wdrażana jest ta metoda.

Analiza ABC materiałów technicznych została tam przeprowadzona w dwóch perspektywach:
1. według wartości stanów magazynowych 1. na dzień 31 grudnia 2007 roku,
2. według skumulowanej wartości rozchodów materiałowych w okresie: 1.01 do 31.12.2007.

Analizę przeprowadzono na próbie 5395 pozycji materiałowych dla stanów magazynowych oraz dla 3227 pozycji

materiałowych wykazujących przynajmniej 1 rozchód w badanym okresie 2007 roku. Wśród tych materiałów znajdowały się części zamienne do urządzeń, materiały eksploatacyjne oraz komponenty urządzeń i systemów (np. silniki, pompy, przetwornice, rury, kable).



W wyniku analizy dokonano podziału materiałów na klasy A, B i C.

   1. Dla stanów magazynowych wg wartości zapasu:



   2. Dla rozchodów materiałowych wg wartości wszystkich wydań RW dla danego materiału:




 

Jak widać na przedstawionych wykresach przy tak dużej liczbie elementów rozkład wartości jest bardzo regularny i dokładnie widać efekt analizowanych zależności. Mamy więc nadaną klasyfikację. Oczywiście jest to czysta arytmetyka. W praktyce okazuje się, że granice pomiędzy poszczególnymi klasami są bardzo nieostre. Należy więc podejść do ich zaznaczenia w sposób rozsądny i pragmatyczny. Przy okazji analizy odczytano kilka interesujących informacji.

- Analizując liczbę transakcji wydania dokumentem RW okazało się, że spośród 3227 pozycji wykazujących ruch

w 2007r. jedynie 73 pozycje materiałowe zanotowały powyżej 10 transakcji wydania.

- Maksymalna liczba wydań jednego materiału w ciągu roku wyniosła 57.

- Tylko 25 pozycji było wydawanych 20 i więcej razy, co stanowi 0,8% wszystkich wydanych materiałów.


Analiza i klasyfikacja ABC powinna być przeprowadzana zawsze w kontekście celów i sposobu jej wdrożenia. W opisywanym przypadku nie chodziło o typową redukcję stanów magazynowych, bo to jest akcja jednorazowa, a taka już wcześniej została przeprowadzona. Celem ABC było tutaj trwałe usprawnienie procesu planowania prac utrzymania ruchu i zwiększenie udziału dostaw części i innych materiałów na czas. Priorytetową perspektywą stały się więc rozchody materiałowe, bo one pokazują dynamikę potrzeb i przepływów materiałowych. Na początek zajęto się tylko klasą A. W kolejnym kroku analizy dokonano zatem konsolidacji wyników dla klasy A obliczonych dla stanów i dla rozchodów. Przyjęto założenie, że dla zwiększenia efektywności procesu realizacji potrzeb materiałowych większe znaczenie ma wartość rozchodów materiałowych w ciągu roku, niż chwilowy stan zapasu w końcówce roku. Stąd bazą do dalszych kroków analizy stała się lista 3227 materiałów wykazujących ruch (rozumiany jako wydawanie materiałów do użycia). W tym zestawieniu znalazło się 351 materiałów zaliczonych do klasy A wg. wartości końcowego zapasu na stanie magazynowym (52,6%), co oznacza, że blisko połowa materiałów technicznych zaliczonych do klasy A wg stanów magazynowych (47,4%) nie wykazywała ruchu w ubiegłym roku. Uogólniając obie klasyfikacje, do klasy A zaliczono sumę pozycji materiałowych dla obydwu klasyfikacji według następującej zależności logicznej:



W ten sposób 675 pozycji materiałowych zakwalifikowano ostatecznie do klasy A. Spośród tych pozycji:

- 154 - posiadały klasę A

- w obydwu kategoriach,

- 291 - nie wykazywały aktualnie zapasów magazynowych, czyli według stanów magazynowych posiadały klasę C.

Przedmiotem prac następnego etapu analizy stała się identyfikacja poszczególnych materiałów według kilku dodatkowych kryteriów logistycznych oraz rozszerzenie klasy A w taki sposób, aby można było zróżnicować podejście do realizacji potrzeb materiałowych i przypisać wynikający stąd wariant procesu. Uzyskano odpowiedzi m.in. na pytania:

1. czy dany materiał jest stosowany w przypadkach awaryjnych, czy wchodzi w zakres specyfikacji materiałowej dla przeglądów prewencyjnych?

2. jaki jest okres realizacji zamówienia na podstawie dotychczasowych doświadczeń?

3. czy można założyć, że materiał może być dostarczany Just-In-Time?

Odpowiadając na te i inne pytania precyzujące skalę i okoliczności wykorzystywania kluczowych materiałów technicznych, dokonano podziału klasy A na 3 podklasy:

A1 – materiał może być zamawiany na czas w zależności od potrzeb – awaryjnie lub do zadań planowanych. Nie jest wymagane tworzenie zapasu limitowanego na daną pozycję.

A2 – materiał tworzy zapas limitowany, ale tylko na potrzeby awaryjne. Dla zadań planowanych materiał może być zamawiany na czas i po dostawie wprowadzany na stan z zaznaczeniem rezerwacji na konkretne zadanie planowane. Jeżeli zapas na dane zadanie nie zostanie wykorzystany, materiał pozostaje dostępny na kolejne zadania planowane (głównie dotyczy to przeglądów i wynikających z nich zadań typu „On-condition” lub „Corrective”).

A3 – wszystkie potrzeby – awaryjne i planowane realizowane są z zapasu limitowanego.

Po przeprowadzeniu analizy otrzymano strukturę wyników przedstawioną na wykresach.




W tej części analizy zadecydowano również o wyłączeniu z klasyfikacji oprzyrządowania maszyn produkcyjnych, dla którego opracowane zostały odrębne reguły logistyczne. Również materiały o znacznej wartości zapasu, ale niewykazujące ruchu nie zostały ujęte w klasyfikacji. Lista takich materiałów obejmowała pojedyncze kosztowne komponenty urządzeń procesowych, stanowiące zabezpieczenie awaryjne, dla których czas dostawy może

przekraczać nawet pół roku.

ABC – i co dalej?

Przyjęcie klasyfikacji A1, A2, A3 oznacza w praktyce narzucenie warunków brzegowych w procesie planowania zadań utrzymania ruchu wykorzystujących lub przynajmniej wymagających utrzymania w gotowości dostępności określonych materiałów. Realizacja takiego procesu w systemie klasy CMMS/ EAM wymaga znacznie większego zaawansowania od samego rozwiązania informatycznego oraz oczywiście od personelu planującego zadania UR. Przede wszystkim system musi mieć możliwość nadawania materiałom rozszerzonej klasyfikacji ABC, co nie zawsze jest możliwe. Poza tym, typową cechą oferowanych systemów jest klasyfikacja ABC materiału w określonym magazynie. Na podstawie naszego przykładu widać, że powinna ona posiadać uniwersalny charakter, jako że klasa w naszym przypadku jest cechą pozycji materiałowej w ruchu, a nie cechą zapasu materiału w magazynie. Każdy materiał powinien posiadać w swoim rekordzie bazy danych pole, w którym możemy wpisać czas wyprzedzenia, który można interpretować jako okres wymagany na realizację zakupu i dostawy materiału na czas. Na tej podstawie możliwe jest uruchomienie mechanizmu kojarzenia materiałów przypisanych do zadań planowanych z zakładanymi czasami realizacji dostaw i utworzenie procedury zapotrzebowania materiałów na czas z zadanym wyprzedzeniem. Jednocześnie materiał klasy A1 lub A2 zabezpieczony, ale niewykorzystany w wyniku przeglądu, pozostanie na stanie z rezerwacją do kolejnego przeglądu, w którym powinien zostać wykorzystany. Również dotyczy to materiałów zabezpieczających kilka przeglądów, kiedy okres pomiędzy nimi jest krótszy niż cykl realizacji zamówienia. Materiały niewykorzystane mogą również uzupełniać limity awaryjne w uzasadnionych przypadkach. W rezultacie skutecznego wdrożenia takiego podejścia można się spodziewać efektu trwałej redukcji stanu zapasu tych materiałów, które zamiast być sterowane limitem lub nawet składowane bez specjalnego mechanizmu uzupełniania, są teraz dostarczane na czas.